Sondages de réunion

Proposez quelques créneaux, laissez chacun indiquer ses disponibilités et retenez celui qui arrange le plus de monde, d’un fuseau horaire à l’autre et sans le fil interminable « Mardi, ça vous va ? ».

Créer le sondage

1. Cliquez sur Créer un sondage et choisissez Sondage de réunion.
2. Sélectionnez les jours possibles. Faites glisser la souris ou cliquez en maintenant Maj pour en choisir plusieurs à la fois.
3. Ajoutez une ou plusieurs heures de début à chaque jour. Chaque jour et chaque heure devient une option sur laquelle on vote.
4. Partagez le lien depuis l’onglet Partager et demandez les noms, pour voir qui manque encore.

Ni vous ni vos invités n’avez besoin d’un compte. Ils ouvrent le lien, saisissent leur nom et cochent les créneaux qui leur conviennent.

Moins d’options, mais de meilleures

Plus d’options ne simplifie rien. Trois à huit créneaux sur une ou deux semaines suffisent en général à trouver une date ; avec vingt, les gens font défiler et abandonnent. Partez de ce que vous savez : les jours où les personnes clés sont disponibles et les horaires qui ont du sens pour cette réunion.

Oui, si nécessaire, non

Activez Autoriser « Si nécessaire » pour que chacun puisse dire « Je peux, mais ce n’est pas idéal ». Cela révèle de vraies possibilités qu’un oui ou un non cacherait : un créneau avec huit oui et deux si nécessaire vaut mieux qu’un créneau avec neuf oui et un non.

Gardez Mettre en évidence la meilleure option activé pour signaler le créneau qui arrange le plus de monde, et activez Autoriser la modification des réponses pour que chacun mette à jour sa réponse si ses plans changent.

Fuseaux horaires

Créez les créneaux dans votre propre fuseau. Chaque personne qui ouvre le sondage les voit dans le sien et peut basculer sur le vôtre : une collègue à New York et un collègue à Paris votent sur les mêmes créneaux, sans faire de calcul.

Proposez des horaires dans la plage commune à tous les horaires de travail, plus une option tôt et une option tard pour que ce ne soient pas toujours les mêmes qui veillent. Pour une réunion en présentiel, activez Même fuseau horaire pour tous, afin qu’une personne en déplacement voie l’heure locale de la réunion.

Valider l’horaire, ou en faire une feuille de réservation

Ouvrez les résultats et choisissez Définir comme horaire final sur le meilleur créneau. Chacun l’ajoute à Google Agenda, Outlook ou Calendrier Apple en un clic. Vous changez d’avis ? Effacer et rouvrir le vote recueille de nouvelles réponses dans le même sondage.

Pour des entretiens, des permanences ou des réunions parents-professeurs, activez Une seule option par personne et Limiter le nombre de personnes par option. Chacun réserve un créneau, et les créneaux complets se ferment.

Astuce : Demandez d’abord la date, les détails ensuite. Une fois la date fixée, envoyez un formulaire pour les confirmations et les préférences de repas.