Encuestas de reunión

Propón algunos huecos, deja que cada persona indique su disponibilidad y quédate con el que le viene bien a más gente, de una zona horaria a otra y sin el hilo interminable de «¿Os va bien el martes?».

Crear la encuesta

1. Haz clic en Crear encuesta y elige Encuesta de reunión.
2. Selecciona los días posibles. Arrastra el ratón o haz clic con Mayús pulsada para elegir varios a la vez.
3. Añade una o varias horas de inicio a cada día. Cada día y cada hora se convierte en una opción que se vota.
4. Comparte el enlace desde la pestaña Compartir y pide los nombres, para ver quién falta todavía.

Ni tú ni tus invitados necesitáis una cuenta. Abren el enlace, escriben su nombre y marcan los huecos que les vienen bien.

Menos opciones, pero mejores

Más opciones no simplifican nada. De tres a ocho huecos en una o dos semanas suelen bastar para encontrar fecha; con veinte, la gente se desplaza y abandona. Parte de lo que sabes: los días en que las personas clave están disponibles y las horas que tienen sentido para esa reunión.

Sí, si hace falta, no

Activa Permitir “Si hace falta” para que cada persona pueda decir «Puedo, pero no es lo ideal». Así salen a la luz posibilidades reales que un sí o un no ocultarían: un hueco con ocho sí y dos si hace falta es mejor que uno con nueve sí y un no.

Deja activado Resaltar la mejor opción para señalar el hueco que le viene bien a más gente, y activa Permitir cambiar las respuestas para que cada persona actualice su respuesta si cambian sus planes.

Zonas horarias

Crea los huecos en tu propia zona horaria. Cada persona que abre la encuesta los ve en la suya y puede cambiar a la tuya: una compañera en Nueva York y un compañero en Madrid votan los mismos huecos sin hacer cuentas.

Propón horas dentro de la franja que comparten todos los horarios laborales, más una opción temprana y otra tardía para que no sean siempre los mismos quienes se quedan hasta tarde. Para una reunión presencial, activa Misma zona horaria para todos, de modo que quien esté de viaje vea la hora local de la reunión.

Fijar la hora, o convertirla en una hoja de reservas

Abre los resultados y elige Fijar como hora definitiva en el mejor hueco. Cada persona lo añade a Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple con un clic. ¿Cambias de idea? Borrar y reabrir la votación recoge respuestas nuevas en la misma encuesta.

Para entrevistas, tutorías o reuniones con las familias, activa Solo una opción por persona y Limitar personas por opción. Cada persona reserva un hueco, y los huecos completos se cierran.

Consejo: Pregunta primero la fecha y luego los detalles. Una vez fijada la fecha, envía un formulario para las confirmaciones y las preferencias de comida.