Planificar una reunión con una encuesta de reunión

Se acabaron las idas y venidas de «¿Os va bien el martes?». Una encuesta de reunión muestra quién está disponible y cuándo, y el mejor hueco salta a la vista.

1. Crear la encuesta de reunión

1. Haz clic en Crear encuesta y elige Encuesta de reunión.
2. Elige los días que podrían ir bien. Arrastra el ratón o haz clic con Mayús pulsada para seleccionar varios días a la vez.
3. Añade una o varias horas de inicio a cada día. Cada combinación de día y hora se convierte en una opción que se puede votar.

2. Elegir los ajustes adecuados

En los ajustes de la pregunta:

• Zona horaria: por defecto, cada persona ve las horas en su propia zona horaria, lo que va bien para reuniones a distancia. Para una reunión presencial, activa Misma zona horaria para todos.
• Resaltar la mejor opción señala en los resultados el hueco que le viene bien a más gente.
• Solo una opción por persona y Limitar personas por opción convierten la encuesta en una hoja de reservas, por ejemplo para entrevistas o tutorías.

Con Permitir “Si hace falta” activado, cada persona puede responder a cada hueco con sí, si hace falta o no: así distingues el hueco ideal del que va bien por los pelos.

3. Compartirla

Copia el enlace desde la pestaña Compartir y envíalo a tu grupo. Pedir los nombres te ayuda a ver quién falta todavía. Activa Permitir cambiar las respuestas en la pestaña Ajustes para que cada persona pueda actualizar su disponibilidad si cambian sus planes.

4. Elegir la hora definitiva

Cuando todos hayan respondido, abre los resultados y elige Fijar como hora definitiva en el mejor hueco. Los participantes pueden añadir entonces la reunión a Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple con un clic.

¿Cambias de idea? Borrar y reabrir la votación permite recoger otras respuestas.