Planifier une réunion avec un sondage de réunion

Fini les allers-retours du genre « Mardi, ça vous va ? ». Un sondage de réunion montre qui est disponible et quand, et le meilleur créneau saute aux yeux.

1. Créer le sondage de réunion

1. Cliquez sur Créer un sondage et choisissez Sondage de réunion.
2. Choisissez les jours qui pourraient convenir. Faites glisser la souris ou cliquez en maintenant Maj pour sélectionner plusieurs jours à la fois.
3. Ajoutez une ou plusieurs heures de début à chaque jour. Chaque combinaison de jour et d’heure devient une option sur laquelle on peut voter.

2. Choisir les bons paramètres

Dans les paramètres de la question :

• Fuseau horaire : par défaut, chacun voit les horaires dans son propre fuseau, ce qui convient aux réunions à distance. Pour une réunion en présentiel, activez Même fuseau horaire pour tous.
• Mettre en évidence la meilleure option signale dans les résultats le créneau qui convient au plus grand nombre.
• Une seule option par personne et Limiter le nombre de personnes par option transforment le sondage en planning de réservation, par exemple pour des entretiens ou des permanences.

Avec Autoriser « Si nécessaire » activé, chacun peut répondre à chaque créneau par oui, si nécessaire ou non : vous distinguez ainsi le créneau idéal de celui qui convient tout juste.

3. Le partager

Copiez le lien depuis l’onglet Partager et envoyez-le à votre groupe. Demander les noms vous aide à voir qui manque encore. Activez Autoriser la modification des réponses dans l’onglet Paramètres pour que chacun puisse mettre à jour ses disponibilités si ses projets changent.

4. Choisir l’horaire définitif

Quand tout le monde a répondu, ouvrez les résultats et choisissez Définir comme horaire final sur le meilleur créneau. Les participants peuvent alors ajouter la réunion à Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier en un clic.

Vous changez d’avis ? Effacer et rouvrir le vote permet de recueillir d’autres réponses.