Menos opciones, pero mejores
Más opciones no simplifican nada. De cinco a ocho huecos en una o dos semanas suelen bastar para encontrar una hora; con veinte, la gente abandona a mitad. Parte de lo que sabes: los días en que las personas clave están disponibles, las horas que tienen sentido para la reunión.
Crea una encuesta de reunión, elige los días posibles y añade una o varias horas de inicio a cada uno. Cada día y cada hora se convierte en una opción.
Zonas horarias
Por defecto, cada persona ve los huecos en su propia zona horaria y puede volver a la tuya. Es ideal para reuniones a distancia: nadie tiene que hacer cuentas. Para reuniones presenciales, activa Misma zona horaria para todos: quien esté de viaje ve la hora local de la reunión, no la suya.
Sí, si hace falta, no
Activa Permitir "Si hace falta", y cada persona puede responder «puedo, pero no es lo ideal». Así salen a la luz posibilidades reales que un sí o un no ocultaría: un hueco con ocho sí y dos si hace falta es mejor que uno con nueve sí y un no.
Resaltar la mejor opción señala el hueco que le viene bien a más gente. Pide los nombres, para ver quién no ha respondido aún, y activa Permitir cambiar las respuestas para los cambios de última hora.
Fijar la hora
Elige Fijar como hora definitiva en el mejor hueco. Los participantes la añaden entonces a Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple con un clic desde la encuesta. ¿Cambias de idea? Borrar y reabrir la votación recoge respuestas nuevas en la misma encuesta.
Hojas de reservas: tutorías y entrevistas
Activa Solo una opción por persona y Limitar personas por opción, y la encuesta de reunión se convierte en una hoja de reservas. Cada persona coge un hueco, y los huecos completos se cierran. Ideal para reuniones con las familias, entrevistas y horas de tutoría.
