Moins d’options, mais de meilleures
Plus d’options ne simplifie rien. Cinq à huit créneaux sur une ou deux semaines suffisent en général à trouver un horaire ; avec vingt, les gens abandonnent à mi-chemin. Partez de ce que vous savez : les jours où les personnes clés sont disponibles, les horaires qui ont du sens pour la réunion.
Créez un sondage de réunion, choisissez les jours possibles et ajoutez une ou plusieurs heures de début à chacun. Chaque jour et chaque horaire devient une option.
Fuseaux horaires
Par défaut, chacun voit les créneaux dans son propre fuseau horaire et peut revenir au vôtre. C’est idéal pour les réunions à distance : personne n’a de calcul à faire. Pour les réunions en présentiel, activez Même fuseau horaire pour tous : une personne en déplacement voit l’heure locale de la réunion, pas la sienne.
Oui, si nécessaire, non
Activez Autoriser « Si nécessaire », et chacun peut répondre « je peux, mais ce n’est pas idéal ». Cela révèle de vraies possibilités qu’un oui ou non masquerait : un créneau avec huit oui et deux si nécessaire vaut mieux qu’un créneau avec neuf oui et un non.
Mettre en évidence la meilleure option signale le créneau qui convient au plus grand nombre. Demandez les noms, pour voir qui n’a pas encore répondu, et activez Autoriser la modification des réponses pour les changements de dernière minute.
Valider l’horaire
Choisissez Définir comme horaire final sur le meilleur créneau. Les participants l’ajoutent alors à Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier en un clic depuis le sondage. Vous changez d’avis ? Effacer et rouvrir le vote recueille de nouvelles réponses dans le même sondage.
Plannings de réservation : permanences et entretiens
Activez Une seule option par personne et Limiter le nombre de personnes par option, et le sondage de réunion devient un planning de réservation. Chacun prend un créneau, et les créneaux complets se ferment. Idéal pour les réunions parents-professeurs, les entretiens et les permanences.
