Les quatre étapes d’un événement
La plupart des événements demandent les mêmes quatre choses aux invités, dans le même ordre. Chacune a son type de sondage.
- 1 Trouver la date avec un sondage de réunion : proposez quelques dates, chacun répond oui, si nécessaire ou non.
- 2 Recueillir les confirmations avec un formulaire qui demande qui vient, avec combien d’accompagnants et ce qu’ils mangent.
- 3 Compléter la liste des bénévoles avec une feuille d’inscription ou des créneaux aux places limitées.
- 4 Demander comment ça s’est passé avec une courte enquête de satisfaction, tant que les gens sont encore là.
Des confirmations aux chiffres fiables
Partez du modèle « Invitation à une fête » ou « Inscription à un événement ». Demandez le nom avec une question Coordonnées, pour savoir qui a répondu, et le nombre d’accompagnants avec une question Nombre.
Utilisez la logique conditionnelle pour que seuls les invités qui répondent oui voient les questions suivantes : nombre d’accompagnants, régime alimentaire, session choisie. Ceux qui ne peuvent pas venir ont terminé en un geste.
- Activez Autoriser la modification des réponses : les invités mettent à jour leur réponse au lieu de vous écrire.
- Fixez une date de clôture sous Dates d’ouverture et de clôture quelques jours avant que le lieu n’ait besoin des chiffres définitifs.
- Activez les notifications par e-mail pour chaque nouvelle réponse, et envoyez à chaque invité une copie de la sienne.
Places limitées et créneaux de bénévoles
Pour des places en atelier, des tables ou des créneaux, utilisez une question Choix multiple avec une option par créneau. Sous Options, activez Limiter les votes par option et indiquez combien de personnes chacune accueille. Une fois un créneau complet, plus personne ne peut le choisir.
Pour les listes ouvertes, où chacun apporte quelque chose ou propose du covoiturage, une question Feuille d’inscription convient mieux : chacun ajoute une ligne avec les colonnes que vous définissez et voit qui s’est inscrit avant lui.
Partager là où sont vos invités
Envoyez le lien par e-mail ou dans une messagerie, imprimez le QR code sur l’invitation, ou intégrez le formulaire sur le site de l’événement, en bloc dans la page, en popup ou en pleine page. Les modifications publiées apparaissent automatiquement dans l’intégration.
Les thèmes à vos couleurs et avec vos polices sont gratuits : le formulaire peut coller à l’événement. Pro ajoute votre logo et retire la marque StrawPoll.
Après l’événement
Exportez les réponses en CSV pour le lieu ou le traiteur, avec chaque réponse dans sa propre colonne. Puis bouclez la boucle : affichez le QR code du modèle « Avis sur l’événement » sur la dernière diapositive ou à la sortie. Les réponses recueillies pendant que les gens sont encore sur place sont bien plus nombreuses que celles d’un e-mail de relance.
