Décidez qui peut voter, puis comment le prouver
Tout vote d’association commence par la liste des membres. Choisissez ensuite comment les membres prouvent qu’ils y figurent :
- Les codes uniques préservent le secret du vote. Vous générez un code par membre et les distribuez sur papier ou par message. Les codes ne sont liés à aucun nom : personne, pas même vous, ne peut savoir qui a voté pour qui.
- Les invitations par e-mail, avec des réponses limitées par Adresse e-mail, sont le plus simple quand vous joignez vos membres par e-mail. Chaque membre reçoit un lien personnel et vote une fois, mais chaque vote est lié à une adresse.
Les deux garantissent que chaque membre habilité vote exactement une fois. Chaque code ou invitation consomme un crédit, et chaque compte démarre avec 100 crédits.
Organiser l’élection du bureau
- 1 Partez du modèle « Élection du bureau de l’association ». Ajoutez une question par fonction, ou autorisez plusieurs réponses quand plusieurs sièges sont à pourvoir.
- 2 Dans Paramètres, réglez Contrôle des doublons sur Code unique.
- 3 Dans Partager, choisissez Codes uniques, indiquez le nombre et lancez la génération. Les codes évitent les caractères faciles à confondre, comme O et 0.
- 4 Réglez les Dates d’ouverture et de clôture, et Accès aux résultats sur Après la clôture du formulaire.
- 5 Activez Ordre aléatoire, pour qu’aucun candidat ne profite d’être en tête de liste.
Le tableau des codes indique pour chacun s’il est Disponible ou Utilisé : vous suivez la participation pendant le vote. Pour une présidence avec plusieurs candidats, utilisez le vote par classement : le dépouillement se fait tour par tour jusqu’à ce qu’un candidat obtienne la majorité.
Les motions, un vote par point
Le modèle « Vote des motions » fait de chaque motion de l’ordre du jour une question à part. Remplacez Oui et Non par Pour et Contre, et ajoutez une abstention si vos statuts la prévoient.
Ouvrez le vote avant l’assemblée, pour que les membres absents puissent voter avec leur code, et clôturez-le à la fin de la réunion. Les membres présents votent sur leur téléphone.
Dates, plannings et le reste de la vie associative
- Trouvez une date pour l’assemblée générale avec un sondage de réunion. Les membres répondent oui, si nécessaire ou non pour chaque soirée.
- Remplissez le planning de la buvette ou l’équipe de rangement avec des créneaux où Limiter les votes par option est activé.
- Recueillez les inscriptions à la fête d’été avec le nombre d’accompagnants, et exportez la liste pour le traiteur.
Un résultat facile à accepter
Un vote doit être juste, et le paraître. Annoncez les règles avant l’ouverture, gardez les résultats masqués jusqu’à la clôture, et votez une fois vous-même pour tout tester avant de réinitialiser le sondage et d’envoyer les codes. Ensuite, exportez un CSV pour le procès-verbal.
